เพื่อนๆทราบกันหรือไม่ครับ ว่าสาเหตุที่ธุรกิจไปกันไม่รอด ส่วนมากเพราะหลังบ้านรั่ว หรือไม่มีระบบจัดการหลังบ้านนี่ละครับ โดยเหตุผลอันดับหนึ่งที่ทำให้ธุรกิจร้านอาหารไม่สามารถขยายกิจการได้ นั่นก็เพราะว่า ไม่สามารถควบคุม Stock วัตถุดิบได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยมักจะโดนลูกจ้างขโมยของกันอยู่บ่อยๆ อย่างร้านที่เราเข้าไปช่วยเหลือ พบว่าของหายสูงถึง 25% ของต้นทุนวัตถุดิบเลยทีเดียวครับ และการควบคุม Stock ยังส่งผลให้ยอดของเสียในแต่ละวันลดลงอีกด้วย เพราะเราจะมีประวัติการใช้วัตถุดิบทุกวัน ทำให้เรา Stock ของในปริมาณที่เหมาะสม รวมถึงช่วยทำให้เรารู้ต้นทุนที่แท้จริงกันเป็นรายวันอีกด้วย ซึ่งจะทำให้เราทราบทันทีหากต้นทุนวัตถุดิบเริ่มขยับราคาปรับตัวสูงขึ้น เราจะได้เตรียมแผนรับมือกันแบบ Real time กันเลยละครับ ส่งผลให้ค่าใช้จ่ายแต่ละเดือนของเราลดลง พร้อมทั้งเพิ่มกำไรที่ยั่งยืน พร้อมขยายกิจการไปพร้อมกันอีกด้วย
โดยเพื่อนๆสามารถเข้าใช้งานระบบจัดการคลังสินค้าได้จาก Rabbit Account ด้วยแถบเมนูด้านซ้าย > คลังสินค้า
สำหรับเมนูคลังสินค้า ถูกแบ่งเป็น 5 ส่วนย่อยดังนี้
1. หมวดหมู่สินค้า
อันดับแรกที่แนะนำคือการจัดแบ่งหมวดหมู่สินค้าก่อนครับ โดยเพื่อนๆสามารถกดปุ่มเพิ่มตามรูปด้านบนเพื่อทำการเพิ่มหมวดหมู่สินค้าในรูปแบบต่างๆครับ เช่นเพื่อนๆอาจแบ่งหมวดหมู่สินค้าตามแผนกในร้าน เช่น แผนกของแห้ง, แผนกของสด , แผนกเครื่องดื่ม, แผนกของใช้สำนักงาน หรือบางท่านอาจแบ่งตามชั้นวางในคลังสินค้า เช่น โซน A, โซน B หรือบางท่านอาจแบ่งตามชนิดวัตถุดิบ เช่น เนื้อสัตว์, ผัก, เครื่องดื่ม, เครื่องปรุง โดยอันนี้สามารถจัดได้ตามความเหมาะสมของแต่ละธุรกิจ หรือการจัดวางในคลังสินค้าหลังบ้านครับ
ตามตัวอย่างด้านบน เราลองแบ่งหมวดหมู่สินค้าตามรูป โดยเพื่อนๆสามารถกดแก้ไขชื่อหมวดหมู่ได้ตลอดเวลาในแต่ละรายการ รวมถึงสามารถปิดใช้งาน เมื่อไม่ต้องการใช้งานหมวดหมู่นั้นแล้ว โดยระบบ Rabbit Account ไม่อนุญาติให้เพื่อนๆทำการลบรายการที่บันทึกไว้แล้ว นั่นก็เพื่อความปลอดภัย หากลูกน้องเราดันไปเผลอกด หรือมีคนเข้ามากลั่นแกล้งในระบบให้ฐานข้อมูลเรารวนทั้งหมดครับ
2. จัดการสินค้า
สำหรับหน้าจัดการสินค้า เป็นหน้าที่เรามีไว้เพิ่มรายการสินค้าต่างๆในร้านทั้งที่เราต้องการ Track จำนวน หรือไม่ต้องการ Track จำนวน ก็จะมาแสดงในหน้านี้ทุก ITEM โดยประเด็นสำคัญคือเพื่อนๆอาจมีรายการวัตถุดิบเป็น 100 รายการ โดยจะมาเพิ่มทีละรายการ น่าจะเสียเวลาพอสมควร ดังนั้นระบบ RABBIT จึงอำนวยความสะดวก โดยเพื่อนๆสามารถกดปุ่ม เพิ่มด้วยไฟล์ แล้วจัด ไฟล์ Excel ตามตัวอย่าง เพียงเท่านี้ ทุกรายการใน Excel ของเพื่อนๆ ก็จะพร้อมนำเข้ามาในระบบเราโดยทันที หรือเพื่อนๆสามารถเพิ่มทีละ ITEM ได้เช่นกัน จากการกดปุ่มเพิ่มด้านบน และระบบสามารถใส่หน่วยนับได้เองตามที่เราต้องการ เช่นน้ำเปล่า นับเป็นลังเวลาเราซื้อเข้ามาเก็บในคลังสินค้า เพื่อนๆก็สามารถใส่หน่วย ลัง ลงไปได้ครับ แต่เวลาขายเราอาจจะขายเป็นขวด ดังนั้นในรายการสินค้าในตัวอย่างรูปด้านบน จึงมีทั้ง น้ำเปล่าที่มีหน่วยเป็นลัง และน้ำเปล่าที่มีหน่วยเป็นขวด แยกออกจากกันครับ โดยสิ่งที่เราจะแนะนำถัดไป จะเป็นสาเหตุว่าทำไมต้องมี 2 รายการอยู่ด้วยกันครับ ประกอบกับตอนเพิ่มรายการสินค้า เพื่อนๆสามารถตั้ง Alert ไว้ได้ด้วย เมื่อสินค้าเหลือจำนวนน้อยเกินไป เช่นอาจตั้งให้ Alert น้ำเปล่าเมื่อเหลือต่ำกว่า 10 ขวดเป็นต้น
3. สัดส่วนสินค้า
ปัญหาที่เพื่อนๆเจอเวลาใช้ระบบจัดการคลังสินค้าคือ เวลาเราซื้อสินค้ามา เช่น น้ำเปล่า เราซื้อมาเป็นลัง และเราบันทึกนำเข้าคลังสินค้าเป็นลัง แต่เวลาขาย เราดันขายเป็นขวด และทำให้ระบบโดยส่วนมากไม่สามารถจัดการหรือรองรับการเปลี่ยนแปลงหน่วยนับได้ ซึ่งระบบ Rabbit Account สามารถแก้ปัญหาตรงนี้ได้อย่างง่ายดาย ด้วยการเพิ่มสัดส่วนสินค้าตามที่เพื่อนๆต้องการครับ
ตามตัวอย่าง เรามี 2 หน่วยนับของน้ำคือ หน่วยที่เป็น ลัง กับ หน่วยที่เป็นขวด โดย 1 ลังมีปริมาณเท่ากับ 12 ขวด เพื่อนๆสามารถเลือกรายการที่จะปรับสินค้า คือหน่วยที่ใหญ่กว่า คือลัง และใส่จำนวน 12 และเลือกสินค้าหน่วยฐานเป็นขวด และกดเพิ่ม เพียงเท่านี้ เพื่อนๆจะสามารถขายน้ำเป็นขวด โดยการแตกออกมาจากลังอัตโนมัติโดยทันทีครับ
ปัญหาถัดมาเพื่อนๆอาจสงสัยอีกว่าสมมุติเราซื้อปลากระพงมาเป็นกิโลกรัม และต้องลงในบิลซื้อว่ากิโลกรัม แต่ตอนนำเข้าคลังสินค้า เรานำเข้าคลังสินค้าเป็นตัว ทีนี้จะมีอะไรที่เข้ามาจัดการตรงนี้ได้บ้าง เราลองมาดูกันใน Feature ถัดไปเลยครับ
4. ปรับปรุงรายการ
สำหรับการปรับปรุงรายการ มีไว้เพื่อการปรับยอด inventory ในระบบให้ตรงกับของจริง เช่นสมมุติน้ำเปล่าเราตรวจในคลังสินค้าได้ 50 ขวด แต่ในระบบบอกว่ามี 60 ขวด ดังนั้นเราต้องปรับน้ำเปล่าลงมาให้เหลือ 50 ขวด โดยสมมุติว่า 10 ขวดเกิดจากการสูญหาย 5 ขวด และเสียขวดเบี้ยวอีก 5 ขวด เรามาดูกันเลยครับว่าเพื่อนๆสามารถแก้ไขรายการได้ยังไงกันบ้าง
4.1 ปรับปรุงรายการซื้อมาขายไป
ข้อดีของรายการซื้อมาขายไป คือเราไม่ต้องมาคอยปรับยอด หากรายการซื้อขาย ถูกต้อง เช่นเราซื้อมา 100 ขวด และขายไป 40 ขวด ผ่านระบบทำใบขายใน Rabbit ซึ่งระบบจะตัดยอดให้อัตโนมัติ ดังนั้นตอนสิ้นวันเราจะเห็นยอดในระบบเหลือ 60 ขวดทันที แต่หากนับจริงปรากฏว่ามันเหลือเพียง 50 ขวดเท่านั้น!!! แสดงว่ามีความผิดปกติเกิดขึ้น โดยสมมุติว่า 5 ขวดเกิดการสูญหาย และอีก 5 ขวดเสียหายจากความร้อน เรามาดูกันเลยครับว่าจะลงบันทึกกันยังไง
จากรูป เพื่อนๆสามารถกดที่ปุ่มเพิ่ม เพื่อปรับปรุงยอดในหน้ารายการซื้อมาขายไปตามรูปด้านบน สิ่งที่สำคัญคือการลงวันที่ในการปรับปรุงยอด หรือนับยอดที่ถูกต้องเช่น หากเรานับยอดวันที่ 29 เมษายนตอนเย็น เราจะต้องใส่วันที่ปรับปรุงยอดเป็นวันที่ 29 เมษายน ถึงแม้ว่าเราจะมานั่งกรอกรายการลงระบบในวันที่ 30 เมษายนตอนเช้าด้วยความขี้เกียจ แต่เราก็ต้องกรอกเป็น 29 เมษายน นะครับ โดยการปรับปรุงยอดสามารถทำเพียงรายการเดียวก็ได้ หรือหลายรายการพร้อมกันก็ได้ โดยปรับปรุงยอดเฉพาะหน่วยนับ ที่นับได้ไม่ตรงกับในสิ่งที่ระบบแสดงนั่นเอง เช่นในรูปด้านบนนับได้ 50 เพื่อนๆก็ใส่ตัวเลข 50 ลงไปในช่องนับได้ และด้านล่างสามารถใส่จำนวนที่นับไม่ตรงตามเหตุผลที่มันหายไปได้ด้วยครับ พร้อมทั้งสามารถกรอกบันทึกช่วยจำ เพื่อมาเปิดดูย้อนหลังว่ามันเกิดอะไรขึ้น จะได้ไม่งงกันยังไงล่ะครับ หลังจากกรอกทุกอย่างครบแล้ว กดเพิ่มต่อไปเพื่อบันทึกเข้าระบบทันทีครับ เพียงเท่านี้สินค้าในระบบจะเท่ากับสิ่งที่เรานับโดยทันทีหลังจากปรับยอดเรียบร้อย
4.2 ปรับปรุงรายการวัตถุดิบ
ตรงส่วนนี้เพื่อนๆต้องเสียเวลากรอกปรับปรุงยอดมากหน่อยนะครับ เพราะระบบไม่สามารถปรับปรุงยอดให้อัตโนมัติเหมือนรายการซื้อมา-ขายไป ยกตัวอย่างเช่น เรามี กระเทียม 5 ขีด มีเนื้อหมู 5 กิโลกรัม มีใบกระเพรา 1 กิโลกรัม ทีนี้สมมุติว่าเราขายข้าวผัดกระเพรา 15 จาน ประเด็นคือเราใช้เนื่อหมูไปเท่าไหร่?? ใช้ใบกระเพราไปเท่าไหร่?? สิ่งเหล่านี้เพื่อนๆควรนับทุกวันหลังจากปิดการขายในแต่ละวัน เช่นเอาเนื้อหมูมาชั่งดูว่าเหลือกี่ขีด จากตอนเช้าที่มีทั้งหมด 5 กิโลกรัม โดยการทำแบบนี้ ทำให้เราทราบต้นทุนวัตถุดิบรายวัน ซึ่งบางครั้งสินค้าที่มีมูลค่าน้อยอาจไม่จำเป็นต้องนับทุกวันก็ได้ครับ แต่อาจจะนับสัปดาห์ละครับก็พอ เช่นใบกระเพราเป็นต้น
ซึ่งวิธีปรับปรุงยอด จะใช้วิธีการเดียวกับการปรับปรุงรายการซื้อมาขายไป แต่เราจะแสดง Case ปลากระพงให้ดูดีกว่าครับ
โดยสมมุติว่า ซื้อปลากระพงเข้ามา 200 กิโลกรัม และลงในใบซื้อเป็นหน่วยกิโลกรัม โดย 200 กิโลกรัม มีปลากระพงทั้งหมด 20 ตัว เป็นต้น
เราจะแสดงการโอนวัตถุดิบจาก 200 กิโลกรัมมาเป็น 20 ตัว ดังนี้
จากตัวอย่าง เราต้องทำรายการจำนวน 2 แถว เพื่อโอนย้ายปลากระพงที่เป็นกิโลกรัม มาเป็นปลากระพงที่เป็นตัว/ชิ้น โดยสมมุติ 200 กิโลกรัม มี 20 ตัว ดังนั้น เราต้องใส่ในช่องนับได้ว่า ปลากระพง/กิโลกรัม เหลือ 0 และปลากระพง/ชิ้น เหลือ 20 ชิ้น และทำเท่านี้อย่าเพิ่งกดปุ่มเพิ่มเด็ดขาดนะครับ โดยเพื่อนๆต้องใส่ต้นทุนต่อหน่วยของปลากระพง/ชิ้น ด้วย เพื่อทำให้ยอดมูลค่าของทั้ง 2 สินค้ามีค่าเท่ากันพอดี เช่นตามรูป มูลค่าของปลากระพง/กิโลกรัม ลดลง 4000 บาท และไปเพิ่มยอดใน ปลากระพง/ชิ้น จำนวน 4000 บาท เท่ากันพอดี ทำให้ยอดทางบัญชีไม่โดนกระทบ แต่เป็นเพียงการโอนย้ายหน่วยของวัตถุดิบเท่านั้นครับ
4.3 ปรับปรุงรายการสินค้าที่ผลิตเอง
เช่นเราผลิตคุ๊กกี้ ขึ้นมาขายหลายๆชนิด ซึ่งคุ๊กกี้เป็นรายการที่เราผลิตเอง แล้วนำเข้าระบบเพื่อรอขายสินค้าในหน้าร้าน ทำให้บางครั้งเราต้อง Track ยอดว่าเราทำ คุ๊กกี้ไปกี่ถุง และขายได้กี่ถุงบ้าง ซึ่งตอนที่เพื่อนๆผลิตคุ๊กกี้เสร็จ เพื่อนๆจะต้องมาปรับยอดคุ๊กกี้เข้าระบบ
ตามรูปด้านบน สมมุติว่าเราเพิ่งผลิตคุ๊กกี้จำนวน 15 ชุดเสร็จเรียบร้อย โดยเรามาปรับปรุงยอดคุ๊กกี้เข้าระบบ 15 ชุด แต่เพื่อนๆจะสังเกตุเห็นว่าทำไมมูลค่ามันเป็น 0??? เพื่อนๆก็อย่าเพิ่งตกใจไปครับ เพราะมูลค่าของคุ๊กกี้มันมาจากระบบปรับปรุงยอดวัตถุดิบแทน โดยในหน้าสินค้าที่ผลิตเอง เราไว้ Track ยอดคงเหลือเท่านั้นครับ ไม่ได้สนใจมูลค่าของคุ๊กกี้จากหน้านี้ เพราะมันโดนกระทบจากการปรับรายการหน้าวัตถุดิบเรียบร้อยแล้ว ไม่อย่างงั้นจะกลายเป็นเพื่อนๆไปเบิ้ลต้นทุนคุ๊กกี๊เข้าระบบ 2 รอบครับ
4.4 ปรับปรุงรายการวัสดุสำนักงาน
วัสดุสำนักงาน ใช้กับทุก ITEM ที่ไม่ใช่วัตถุดิบ/ซื้อมาขายไป และ สินค้าที่ผลิตเอง ยกตัวอย่างเช่น น้ำยาล้างจาน น้ำยาขัดพื้น เป็นต้น ที่เรามีการเก็บรายการเหล่านี้ไปไว้ในคลังสินค้าเหมือนกัน โดยการปรับปรุงยอดทำไปในแนวทางเดียวกับ สินค้าซื้อมาขายไป และวัตถุดิบ นั่นเองครับ ซึ่งจะเห็นว่าการแบ่งหมวดเป็นแต่ละหมวดออกมาน่าจะทำให้เพื่อนๆ ใช้งานในภาพรวมได้ง่ายขึ้น และไม่สบสนกันเองระหว่างรายการแต่ละประเภทครับ รวมถึงรายการแต่ละประเภทจะไปกระทบกับผังบัญชีคนละตัวด้วย แต่จะสังเกตุเห็นว่าเพื่อนๆไม่จำเป็นต้องทราบบัญชีเลย เพียงแต่ทราบการดำเนินธุรกิจ และเข้าใจธุรกิจที่เพื่อนๆทำอยู่เป็นอย่างดี เพียงเท่านี้เพื่อนๆก็จะมีเวลาทำในสิ่งที่รักมากขึ้น และให้ระบบจัดการร้านค้าให้ Rabbit Account เป็นคนดูแลที่พร้อมจะเดินไปพร้อมกันกับเพื่อนๆทุกท่านครับ
5. โอนย้ายสินค้า
มาถึง Feature สุดท้ายของระบบจัดการคลังสินค้ากันแล้วครับ โดย Feature ตัวนี้จะใช้ได้ เพื่อนๆต้องเปิดระบบสาขาจากหน้า > ตั้งค่า ก่อนครับ นั่นหมายความว่าหัวข้อนี้ใช้สำหรับการโอนย้ายสินค้าระหว่างคลังสินค้าไปยังสาขาต่างๆ หรือระหว่างสาขาที่ 1 กับ สาขาที่ 2 ก็ได้เช่นกันครับ โดยการโอนย้ายแต่ละครั้งสามารถทำได้หลายรายการพร้อมๆกันครับ เช่นเพื่อนๆอาจมีคลังสินค้าแยกออกมาอยู่ต่างหาก และคลังสินค้าเป็นตัวกระจายของไปยังแต่ละสาขาอีกที ดังนั้นเพื่อนๆสามารถใช้ระบบโอนย้ายสินค้าเพื่อตัดของออกจากคลังกลางได้ทันทีเลยครับ สะดวกสบายมากๆ
ดังนั้นระบบ Rabbit Account สามารถรองรับตั้งแต่กิจการขนาดเล็ก ไปจนกระทั่งกิจการขนาดใหญ่ได้อย่างสบายๆเลยครับ ในราคาเริ่มต้นมิตรภาพเพียงแค่ 16 บาทต่อวันเท่านั้นเอง ไม่จำกัดจำนวนการจัดเก็บข้อมูลแต่อย่างใดครับ พร้อมทั้งระบบ Support 24 ชั่วโมง มีปัญหาสามารถ Chat หากันได้ทันที หรือจะส่ง Email มาหาเราได้เช่นกันที่ [email protected] สุดท้ายนี้หวังว่าเพื่อนๆจะได้รับประโยชน์จากการใช้งาน Rabbit Account และสามารถลดรายจ่าย ทำกำไรได้อย่างยั่งยืน พร้อมมั่นใจระบบหลังบ้านที่รองรับการเติบโตของเพื่อนๆอย่างไม่จำกัด
